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Bienvenue dans notre nouvelle série d’articles de blog : La boîte à outils ! Dans ces articles, on vous présentera des trucs & astuces à connaître afin de booster votre business. Pour le premier article de cette série, on vous a préparé 5 indispensables à savoir pour optimiser votre gestion de projet au sein de votre PME.

1. Définir le cadre du projet

LE CADRE

De manière générale, saviez-vous que les projets sont divisés en 5 phases principales ?

  1. Lancement – définition
  2. Planification
  3. Exécution
  4. Contrôle
  5. Clôture

Avant de vous lancer concrètement dans l’exécution de votre projet, il est donc essentiel de réaliser une phase de définition du contexte du projet en vous posant 4 questions principales :

Quel est l’objectif de votre projet ?

Quels sont les livrables nécessaires ?

Les livrables sont les résultats concrets que vous devez réaliser afin d’atteindre votre objectif. Un projet peut avoir un ou plusieurs livrables en fonction de l’objectif défini. Par exemple, si votre objectif est de digitaliser votre stratégie marketing, les livrables seront :

  1. Rédiger une stratégie webmarketing
  2. Mettre en place un site web
  3. Développer une présence sur les réseaux sociaux : définir les réseaux sociaux à privilégier et paramétrer ces derniers

Quelles sont les ressources nécessaires ?

Il existe trois types de ressources :

  1. Les ressources humaines : Combien de personnes sont nécessaires afin de développer ce projet ? Quel type de profil ? Combien d’équivalents temps plein par profil ?
  2. Les ressources matérielles : Logiciels, matériels, machines,… nécessaires à la réalisation du projet
  3. Les ressources financières : Quels sont les coûts que ce projet va générer ? 

Quelles seront les personnes impliquées dans le projet ?

Lister les ressources humaines permet de définir les personnes au sein de l’entreprise qui seront impliquées dans le projet. Si aucun profil ne correspond à celui demandé, il sera alors peut-être indispensable d’engager une personne supplémentaire ou de former une employé.

Pour chaque personne impliquée, nous vous conseillons de définir leur rôle dans le projet et une description détaillée.

2. Planifier votre projet et votre structure

LE PLANIFICATION

Une fois le cadre du projet défini, nous vous conseillons de planifier concrètement votre projet. 

Deadline

La deadline globale de votre projet est la première chose à réaliser en terme de planification : à quelle date l’objectif global doit être atteint ?

Les jalons et les tâches du projet

En ayant la deadline en tête, il convient maintenant de définir des jalons qui sont des points d’avancement majeurs qui doivent être atteints pour avancer dans le projet. Pour chaque jalon, une date de livraison doit être définie. Le jalon marque généralement la fin d’une étape de travail mais ne correspond pas à une phase d’un projet.

Afin d’atteindre ces jalons, une série de tâches devront être accomplies. Pour chacune des tâches définies, veuillez identifier une date de livraison, une personne responsable et ajoutez-y une description si nécessaire. 

Les livrables permettent de définir les jalons et les tâches à réaliser.

Voici un exemple de tableau que vous pouvez réaliser pour lister l’ensemble de vos tâches par jalon :

Tâches

Date de livraison

Responsable

DESCRIPTION

Tâche 1

JJ/MM/AA

Nom Prénom

Détails et commentaires

Tâche 2

JJ/MM/AA

Nom Prénom

Détails et commentaires

...

...

...

...

3. Visualiser le process pour optimiser la gestion de projet

LE VISUALISATION

Une fois les jalons et les tâches déterminées, il convient de visualiser votre projet : dans quel ordre les tâches doivent-elles être opérées ? Afin de visualiser votre projet, le BPMN est une norme standard qui permet de modéliser un processus. Il existe de nombreuses plateformes sur le web qui permettent d’utiliser le BPMN en open source comme par exemple Heflo.

4. Suivi de projet – communication

LE SUIVI

Une fois le projet lancé, un suivi est également important afin de s’assurer de la bonne avancée du projet. C’est notamment le rôle du chef de projet qui devra s’assurer que chaque personne impliquée dans son projet dispose de toutes les ressources afin de réaliser les tâches demandées.

La communication lors d’un projet est également cruciale à sa réussite. Ne négligez pas l’importance des réunions d’équipe qui permettent de faire le point sur les tâches réalisées, les jalons atteints,…

Communiquer l’avancée du projet aux parties prenantes indirectes peut également s’avérer très important. Par exemple, le CEO ou autres managers apprécient de connaître l’avancée des choses.

5. Outils facilitateurs

LES OUTILS

Pour la visualisation de votre projet, nous vous avons déjà conseillé Heflo avec la norme BPMN.

Concernant la communication, utiliser l’outil de chat en ligne Slack peut s’avérer efficace. Nous vous conseillons alors de créer une chaîne dédiée à votre projet et regrouper toutes les personnes impliquées directement ou indirectement dans le projet.

Concernant la gestion de projet globalement, nous vous recommandons le CRM et outil de gestion de projet, SaaS, Teamleader. Cet outil est adapté aux besoins des TPE et PME. En terme de gestion de projet, il permet de scinder vos projets en étapes. Au sein de chaque projet, il est possible d’assigner des tâches et réunions avec des deadlines et des personnes responsables.

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